Minggu, 03 Januari 2016

database HRIS



TUGAS MAKALAH
PERANAN DATABASE HRIS DALAM PERUSAHAAN
Mata kuliah :
Sistem Informasi Manajemen
Dosen pengampu : Septia Lutfi, S.Kom, M.Kom




Disusun oleh        : Febby Kurnia Adila
NIM                      : 11140279
Jurusan                 : Akuntansi

STIE BANK BPD JATENG
2015





KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Allah SWT saya dapat menyelesaikan tugas ini. Makalah Sistem Informasi ini disusun untuk menganalisis dan mengamati penerapan database hris. Dengan kegiatan ini, dapat melaporkan sejauh mana peranan database hris dalam sebuah perusahaan. Selanjutnya mengevaluasi apa yang harus dibenahi dan memerlukan perbaikan.
Makalah ini disusun sebagai bentuk tugas terhadap materi kuliah yang telah disampaikan pada mata kuliah Sistem Informasi Manajemen. Makalah ini berjudul  PERANAN DATABASE HRIS DALAM PERUSAHAAN
Selanjutnya penulis menguncapkan banyak terima kasih atas bantuan dari semua pihak. Kami juga mengucapkan terima kasih kepada pembaca pada blog yang memberikan saran dan kritik untuk perbaikan dimasa yang akan datang. Semoga makalah sistem informasi ini dapat memberikan wawasan yang lebih luas kepada pembaca. Terimakasih













PENDAHULUAN
A.    Latar belakang
Seiring berkembangnya kemajuan teknologi informasi sekarang ini memicu dunia usaha untuk turut menerapkan iptek dalam perusahaan atau organisasi mereka. Perkembangan teknologi informasi sudah merambah seluruh bidang, tidak hanya bidang komunikasi dan elektronik saja seperti yang sudah terjadi beberapa decade ini, tetapi juga menyangkut bagaimana suatu informasi dapat diperoleh dan disajikan secara cepat dan akurat sesuai dengan kebutuhan pemakai.
Salah satu sistem yang sekarang banyak dikembangkan kearah teknologi informasi ialah system informasi manajemen. Sistem informasi manajemen dalam penggunaannya di perusahaan industri biasanya terdapat di bagian pemasaran, manufaktur dan keuangan. Namun akhir-akhir ini sudah mulai dikembangkan juga sistem informasi sumber daya manusia atau human resource information system (HRIS).
Sistem informasi sumber daya manusia merupakan sistem konseptual yang digunakan dalam mengelola personil dalam suatu perusahaan besar. Sistem ini mempunyai beberapa sub sistem antara lain : Sistem Kompensasi, Sistem Pelaporan Lingkungan dan lain sebagainya. Pada penyusunan Tugas Akhir ini akan diteliti mengenai sub sistem kompensasi yang mencakup aplikasi: kehadiran, penggajian dan insentif bonus. Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan studi kasus pada PT. United Waru Biscuits Manufactory.
Dari penelitian di lapangan, selama ini sistem absensi dan penggajian masih dilakukan secara manual. Sehingga belum ada suatu sistem yang baik untuk mengkoordinasikan sistem absen yang terkait dengan sistem gaji. Oleh sebab itu pada penelitian tugas ini akan dicoba untuk membuat perancangan sistem penggajian dengan menggunakan sistem informasi berbasis komputer. Dengan adanya sistem absensi dan penggajian yang menyatu kedua sistem ini diharapkan masalah-masalah yang timbul ini dapat diatasi sehingga aktivitas produksi perusahaan dapat berjalan baik dan lancar
.




B.     Rumusan masalah
1.      Pengertian database HRIS?
2.      Apa fungsi dari HRIS?
3.      Aplikasi apa yang digunakan HRIS pada suatu perusahaan ?
4.      Pendekatan apa saja yang digunakan dalam manajemen sumber daya manusia?
5.      Apa saja output dari HRIS?



PEMBAHASAN
1.      Pengertian database HRIS
Human Resources Information System (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan Decision Support System dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan.
Pengertian menurut wikipedia.com, yang dimaksud HRIS adalah sebuah bentuk
interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP). Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat universal.
Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan modul MSDM melalui satu basisdata yang sama merupakan hal yang sangat penting yang membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel namun juga lebih kaku dengan aturan-aturannya.




2.      Fungsi HRIS
1.      Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring)
SDM membantu menerima pegawai baru ke dalam perusahaan. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.
2.      Pendidikan dan Pelatihan
Selama periode kepegawaian seseorang, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.
3.       Manajemen Data
Proses pengelolaan data sehingga dapat digunakan sebagai sumber (informasi/analisis) yang dapat dipercaya untuk perorangan/umum.
4.      Penghentian dan Admistrasi Tunjangan
Selama seseorang diperkerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan. Setelah penghentian, SDM mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak
5.      Perencanaan Karir (Career Planning)
Bertanggung jawab atas pengelolaan, perencanaan dan jenjang karir bagi seluruh anggota organisasi. Fungsi ini menjawab setiap pegawai memiliki jalur karir menurut tugas, tanggung jawab, dan kompetensi yang ia miliki. Mengacu kepada kondisi jangka panjang, karir setiap pegawai akan ditentukan oleh kelompok kerja di mana masing-masing pegawai bekerja (vertical path), namun dengan mempertimbangkan besarnya organisasi masing-masing, penyeberangan karir dari setiap kelompok tidak dapat dihindarkan (cross functhin career path) atau bahkan berpindah dari satu kelompok ke kelompok lainnya (horizontal carreer path)
6.      Hubungan Karyawan (Employee Relations)
Berfungsi sebagai internal PR bagi setiap kebutuhan pegawai terhadap informasi, kebijakan dan peraturan perusahaan. Fungsi ini juga penting untuk menggali input-input dari pegawai mengenai berbagai aspek dalam organisasi.
7.       Separation Management
Berfungsi untuk mengelola seluruh tindakan pemutusan hubungan kerja dalam organisasi banyak yang disebabkan karena normal separation (pensiun, habisnya masa kontrak, atau meninggal), forced separation (indisipliner, dll), atau early retirement (pensiun sebelum masanya).
8.       Personnel Administration and HRIS
Biasa dikenal dengan Personalia atau Kepegawaian adalah fungsi yang mendukung terlaksananya fungsi HR yang lain. Secara umum fungsi ini bertanggung jawab terhadap Employee Database, Payroll dan pembayaran benefit lainnya, pinjaman karyawan, absensi, pencatatan cuti tahunan.

3.      Aplikasi yang digunakan HRIS pada perusahaan
1.      Employee Database Management
Database Management System (DBMS) adalah seperangkat program komputer yang mengendalikan pembuatan, pemeliharaan, dan penggunaan database. Hal ini memungkinkan organisasi untuk menempatkan kontrol terhadap pembangunan database di tangan administrator database (DBAs) dan spesialis lainnya. Sebuah DBMS adalah perangkat lunak sistem paket yang membantu penggunaan koleksi terpadu dari catatan data dan file yang dikenal sebagai database. Hal ini memungkinkan program aplikasi user yang berbeda untuk dengan mudah mengakses database yang sama. DBMSs dapat menggunakan salah satu dari berbagai model database, seperti model jaringan atau model relasional. Dalam sistem yang besar, sebuah DBMS memungkinkan pengguna dan perangkat lunak lain untuk menyimpan dan mengambil data dengan cara terstruktur.
2.       Performance Management
3.      Recruitment Database Integrated System
Rekrutmen (recruitment) dapat diartikan sebagai suatu proses untuk mendapatkan calon karyawan yang memiliki kemampuan yang sesuai dengan kualifikasi dan kebutuhan suatu organisasi / perusahaan.Prosesnya dimulai dari penetapan kualifikasi calon karyawan yang dibutuhkan, mencari resource, mengumpulkan surat lamaran dan dokumen-dokumen yang dibutuhkan dan diakhiri dengan mengumpulkan orang-orang yang tertarik dengan pekerjaan yang lowong. Recruitment Database Integrated System dikembangkan dengan tampilan menu mencakup semua proses rekrutmen dan seleksi yang dilakukan oleh perusahaan. Walaupun alur proses di masing-masing perusahaan dapat berbeda, namun aplikasi software ini dibangun secara”fleksible” mengikuti proses bisnis yang ada dalam perusahaan.
4.       Competency Based Integrated System
5.       Talent Management Integrated System
Talent management meliputi pengembangan individu dan organisasi di dalam menjawab perubahan dan kompleksitas lingkungan operasi. Aktivitas dalam talen management termasuk menciptakan dan mempertahankan budaya organisasi yang mendukung (support) dan berorientasi pada orang (people oriented).
6.       Compensation & Benefit Management System
Karakteristik informasi yang dipersiapakan dalam Sistem Informasi Sumber daya Manusia :
• Timely (tepat waktu)
• Accurate (akurat)
• Concise (ringkas)
• Relevant (relevan)
• Complete (lengkap)

4.      Pendekatan manajemen sumber daya manusia
Dalam setiap kegiatan atau aktivitas organisasi dari waktu ke waktu selalu timbul masalah-masalah. Untuk mengatasi masalah–masalah yang timbul ada beberapa pendekatan sesuai dengan periodenya. Maksudnya pendekatan yang lebih akhir menunjukkan lebih baru ditinjau dari segi waktunya. Namun sampai sekarang pun masih ada pimpinan perusahaan yang menggunakan pendekatan lama dalam mengatasi permasalahan. Di bawah ini dikemukakan tiga pendekatan: Pendekatan Mekanis, Pendekatan Paternalisme, dan, Pendekatan Sistem Sosial.
1.    Pendekatan Mekanis (klasik)
Perkembangan di bidang Industri dengan penggunaan mesin–mesin dan alat–alat elektronika membawa kemajuan yang sangat pesat dalam efisiensi kerja.
Dalam pendekatan mekanis, apabila ada permasalahan yang berhubungan dengan tenaga kerja, maka unsur manusia dalam organisasi disamakan dengan faktor produksi lain, sehingga pimpinan perusahaan cenderung menekan pekerja dengan upah yang minim sehingga biaya produksi rendah. Pandangan pendekatan ini menunjukkan sikap bahwa tenaga kerja harus dikelompokkan sebagai modal yang merupakan faktor produksi. Dengan hal ini maka di usahakan untuk memperoleh tenaga kerja yang murah namun bisa di manfaatkan semaksimal mungkin dan memperoleh hasil yang lebih besar untuk kepentingan pemberi kerja. Pendekatan ini cukup dominan di negara–negara industri barat sampai dengan tahun 1920 – an.
2.    Pendekatan Paternalisme (Paternalistik)
Dengan adanya perkembangan pemikiran dari para pekerja yang semakin maju dari para pekerja, yang menunjukkan mereka dapat melepaskan diri dari ketergantungan manajemen atau pimpinan perusahaan mengimbangkan dengan kebaikan untuk para pekerja. Paternalisme merupakan suatu konsep yang menganggap manajemen sebagai pelindung terhadap karyawan, berbagai usaha telah dilakukan oleh pimpinan perusahaan supaya para pekerja tidak mencari bantuan dari pihak lain. Pendekatan ini mulai hilang pada waktu periode tahun 1930–an.
3.    Pendekatan Sistem Sosial (Human Relation)
Manajemen Sumber Daya Manusia atau personalia merupakan proses yang kompleks. Dengan kekomplekan kegiatan manajemen Sumber Daya Manusia, maka pimpinan perusahaan mulai mengarah pada pendekatan yang lain yaitu pendidikan sistem sosial yang merupakan suatu pendekatan yang dalam pemecahan masalah selalu memperhitungkan faktor – faktor lingkungan. Setiap ada permasalahan, maka diusahakan dipecahkan dengan sebaik mungkin dengan resiko yang paling kecil, baik bagi pihak tenaga kerja maupun pemberi kerja.
5.      Output HRIS
1. Subsistem Perencanaan Kerja
Merupakan informasi yang dibutuhkan oleh manajer atas untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja dalam jangka pendek dan jangka panjang. Informasi ini meliputi informasi untuk analisis perputaran tenaga kerja (turn over), anggaran biaya tenaga kerja dan perencanaan tenaga kerja itu sendiri.
2. Subsistem Perekrutan
Merupakan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk pengadaan tenaga kerja secara eksternal maupun internal. Informasi-informasi ini diantaranya adalah informasi pasar tenaga kerja, penjadwalan wawamcara, perekrutan dan analisis rekruitmen.
3. Subsistem Manajemen Angkatan Kerja
Merupakan informasi±informasi yang dibutuhkan untuk mengelola sumber daya manusia di dalam organisasi. Informasi± informasi ini meliputi informasi pelatihan, penilaian atau evaluasi kerja, evaluasi keahlian, karir, realokasi jabatan, suksesi, dan kedisiplinan.
4. Subsistem Tunjangan
Merupakan informasi tentang penggajian dan kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam kerja, perhitungan gaji dan bonus, analisis kompensasi dan perencanaan kompensasi.
5. Subsistem Benefit
Meliputi benefit yang diterima oleh karyawan.Benefit berbeda dengan kompensasi. Kompensasi lebih ke insentif yang dihubungkan dengan kinerja karyawannya, sedang benefit lebih ke manfaat tambahan yang diterima karyawan sepeti dana pensiun.
6. Subsistem Pelapor Lingkungan
Informasi-informasi ini berhubungan dengan keluhan-keluhan, kecelakaan selam kerja, kesehatan karyawan dan lingkungan kerjanya.









PENUTUP
A.    KESIMPULAN
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS) adalah sebuah sistem berbasis komputer yang berfungsi mengatur, menganilisa dan mengelola sumber daya manusia sehingga diperoleh informasi yang tepat guna pengambilan keputusan. Dalam kegiatannya HRIS mengelola dan menjalankan sistem administrasi SDM mulai dari perekrutan dan penerimaan, pendidikan dan pelatihan, manajemen data sampao dengan pemberhentian dan administrasi tunjangan. Sedangkan dalam penerapannya, terdapat model HRIS yang didalamnya meliputi subsistem output (berupa subsistem perencanaan kerja, Perekrutan, Manajemen Angkatan Kerja, Tunjangan, Benefit dan Pelapor Lingkungan. Semua hal tersebut dikerjakan dan dikelola oleh bagian HRD (Human Resource Development)
B.     SARAN
Setiap perusahaan yang akan merekrut tenaga kerja atau karyawan baru sebaiknya menerapkan fungsi-fungsi dari human resource information system dan juga menggunakan pendekatan-pendekatan yang ada agar tenaga kerja atau karyawan yang akan bekerja diperusahaan tersebut dapat memenuhi kriteria yang telah ditetapkan

















DAFTAR PUSTAKA


Tidak ada komentar:

Posting Komentar